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事務所移転の目的別に最適な東京の業者リストを公開!

事務所移転を成功させるカギは「移転業者選び」にあり!

本サイトは、事務所移転に関して、最も重要な業者選びをはじめ、事前準備、各種の知識やノウハウなどを取りまとめて紹介しています。

ただでさえ忙しい業務と兼ねながら、作業が多岐に渡る事務所移転を成功させるために何より大事なポイント、それは移転の目的や要望に過不足なくマッチした「よい移転業者を選ぶこと」です。ここでは信頼できる移転業者を、4つの目的別に分けて厳選紹介しています。事務所移転の担当者は、まずここからご活用ください。

事務所移転業者3選

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初期費用目安 25,800円~ 294,000円~ 323,000円~
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そんな事務所移転をサポートする業者3選

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ビル・オフィスの仲介あっせん会社3選

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オフィス立地や物件にこだわった移転に 仲介が得意な東京の事務所移転業者3社を厳選

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事務所移転のおおまかな流れ

業者によって方法は違ってきますが、こちらは移転までのおおまかな流れをご紹介したいと思います。

SETP1:移転の目的(業務拡大のため、コスト削減のためなど)の明確化

SETP2:移転先物件の検討から決定まで

  1. 立地・面積の検討から決定
  2. 引越し費用(賃料・預託金)、設備費用の決定
  3. 移転日の決定
  4. 契約に関する手続き業務(見積もり取得・オフィス機器などの設備発注)
  5. オフィスレイアウトの決定

SETP3:内装・インフラ工事

SETP4:決定したレイアウトに基づき、内装や照明・LAN配線・空調・電話回線・セキュリティなど事務所開設に向けた、さまざまな工事を行う

SETP5:引越し準備から移転まで

  1. 現オフィスから荷物の移動
  2. 移転案内状の手配・郵便物の転送手続き
  3. 関係省庁への届出:移転後すぐに行うのが望ましい(移転登記、異動届、各種変更届)

SETP6:移転前オフィスの原状回復工事

SETP7:移転終了

事務所移転をアウトソーシングすることのメリット

事務所移転をその道のプロにアウトソーシングするメリットは、事務所移転に関連するひと通りの作業を、ワンストップで依頼できるという点です。オフィス移転は、物件探しからレイアウトプランの作成、内装工事やLAN工事、電話回線工事、オフィス家具や什器類、OA機器などの調達、荷物と人員の物理的移動など、やるべき作業が山積みで、かつそれぞれに少なからず知識やノウハウが必要です。

ではアウトソーシングするメリットはどの点にあるのでしょうか?

任せておけばそれでよい

事務所移転ということで、旧オフィスの原状回復と新オフィスのレイアウト・物品搬入を同時進行で行わなければいけないことになります。

家の引越し程度ならば原状回復といっても、家具や電化製品をどけてエアコンを外す程度で済むので引越し業者に依頼するか、家族や友達に手伝ってもらえれば簡単に行うこともできるでしょう。

しかし事務所移転となると話は別です。

事務所移転という話になってくると、会社は倒産しているわけではないので業務はその間も当然行われています。そんな時に業者依頼をかけないで、社経費を浮かせるという名目なんかで社員だけで移転を行うというのは時間も労力もかかり、その間は仕事の質が確実に落ちて生産性は下がります。

また貸しビルなんかだと、パーテーションを取り外したりしてオフィスをさらの状態に戻すので工事関係の会社ならばできないこともないですが、そのような会社ではない社員たちがこのような作業を行うのは正直、無理だと言い切れます。

そこで業者に依頼をかけておけば、このような作業に時間を取られることもなく任せっぱなしで移転が完了します。

とくに原状回復の際は配線の移動など、電気工事をしなくてはならなくなってくるのでこの作業を素人がやってしまうと、事故や火災に繋がり電気工事士法にも違反するのでこの観点からも業者に依頼をかけたほうが良いでしょう。

個別依頼は面倒だし作業がうまくいかなくなる

オフィス移転することになると内装工事や電気工事、OA機器の搬入搬出など様々な作業が行われます。

もしこの作業を行う専門業者に個別依頼をかけたらどうなるでしょうか?

作業に関してはよほど変な業者を選択しなければ、その道のプロなわけですから心配する必要はないでしょう。しかし個別依頼というのは、その発注元が勝手に業者を選別して連れてくるわけですから、それぞれの業者間には面識がありません。そのことからチームワークみたいなものは皆無です。

よく建設現場でも外壁を作ったり、内装を作ったり、電気を引き込んだりと建物を作る目的は同じですが、内部には全く違う分野の業者が沢山います。

しかし全く違う仕事をしていても、いつか内部に電気を引き込まなければいけないため電気業者はその作業に入ります。ところがこの時、外装工事がまだ電気が引き込める状態まで完成していなかったり、引き込んでも今度は内装工事の状態が思わしくないといったことがよく起こります。

こういったことが起こる原因というのは建設現場というのが、ゼネコンの寄せ集めた業者から成り立っており、それぞれの業者の面識がないことが多くチームワークというものがないからです。

幸い建設現場ならば、別の作業に移行したり完成納期が多少前後しても影響がないので、このようなトラブルはさほど気になりません。これが事務所移転の場合、話は変わってきます。個別依頼の場合、業者間で数日前からの事前打ち合わせみたいなものはもたれず、当日現場に着いてから軽い話し合い程度のしか行えません。

事務所移転というのは会社の業務が行われている状況で、業務に支障が出ない合間を縫って素早く完了させなければなりません。業者間のかみ合いが悪いと作業時間が長引き無駄な時間を過ごす業者も現れてしまうでしょう。

そこでその対策として個別業者ではなく、事務所移転を専門に行なっている業者に依頼しておきましょう。事務所移転の専門業者に依頼をしておけば、事前の段取りも完璧で当日の作業がスムーズに進行していきます。

たとえその業者内で下請け業者が入ってしまったとしても、打ち合わせがしっかりとできているので作業には支障が出ません。

以上この2点から、これらを自分で行おうとしたり、あるいは個別の業者に別々に依頼してしまうと、それだけでやりとりの手間ひまも増え、ひいては本来やらなければならない業務も疎かになってしまいます。だからこそ、ワンストップで依頼できる事務所移転業者を選ぶことが大切になってくるのです。

事務所移転業者選びで失敗しないために

では、「正しい事務所移転業者選び」のために、まず依頼者はどうするべきでしょうか?それは、自社が移転の目的を改めて明確にして、移転業者に求めるものの優先順位をハッキリさせることが重要です。

社員数人で事務所を開設する場合や、営業支店を設立する場合、ビジネスを軌道に乗せるまでは、経費を極力抑えたいのが本音でしょう。そうした場合は、少人数向けにパッケージプランがあり、事務所開設から移転までを支援してくれる会社から選ぶべきです。以下のページには、「事務所開設・設立」や「新規出店/支店設立」に向けたおすすめプランを有する事務所移転業者もリストアップしてみましたので、お役立て下さい。

その他の業者選びで注意したいこと

複数見積もり(相見積もり)を依頼する

事務所移転なんてものは、しょっちゅうするものではないので見積もりに提示されている金額が安いのか高いのかなんてことは、なかなかわかりにくいものです。

そこでいきなり一社だけに依頼して、見積もりを出してもらっても判断基準が何もないので複数の業者に依頼をかけて、見積もりを見比べていきましょう。

例えばブランド品や不動産売却なんかでも同時に複数のお店の中から、一番高い金額でそのものを買取ってもらえる買取業者を選択しますが、このオフィス移転でも移転金額が一番安い業者を選択するためにこのやり方が使えます。これをしておくことで各業者の金額の違いが見比べられます。

また複数見積もりをしていることを各業者に話しておけば、値引き交渉の材料になることも。金額の他にもサービス内容の詳細を把握ことにつながり、その会社の事務所移転の用途に合っているか否かの判断材料にもなります。

見積もりから業者との話合いの場を作る

事務所移転なんてやることは一緒なのだから、どの業者に依頼しても同じと考えている方は注意が必要です。

事務所移転というのは、新しい事務所を作るという作業になってくるので一緒に事務所を作り上げていく業者は重要な項目なのです。

業者は事務所のレイアウト部分も担ってくるので、話し合いがうまくいっていなければ思わぬトラブルの引き金に。

レイアウトというのは当たり前ですが、その場所を使用する会社の使い勝手が良いように作られて行きます。

しかし業者というのは、その会社の使い勝手が良いレイアウトなんてものはよくわからないですし、それを依頼するのはその会社の役割です。

この段階で話がうまくいかないと使い勝手の悪いレイアウトにされてしまったり、作業時に変更を余儀無くされ、作業がうまくいかなくなってしまうことも。

後々、レイアウトに変更を行う場合はまた別途に料金がかかるという最悪な結果になってしまうので、話し合いをじっくりと行いましょう。

話し合いから業者のレベルを探る

事務所移転といってもただの引越しではないので、業者の技術力や顧客の要望に答える対応能力の高さというのは非常に重要です。

顧客の要望にしっかりと答えを出し提案してくれるか、反対に無理なものはしっかりと指摘してくれて、納得のできる代替え案を提示してくれるかも重要になります。

知識がない素人ではよく無理な提案をしてしまい、後悔することや使い勝手が悪くなってしまうこともあります。

そのことを指摘してくれ親身に対応してくれる業者を是非選択したいものですね。

移転前にある程度の片付けはしておくこと

移転にあたり、たとえ業者に依頼をかけておいたとしてもある程度事務所内の片付けや、整理はしておく必要があります。

まず不要になったものは処分しておくことが必須。家庭とは違い、事務所内で不用意になった大きなものは、粗大ゴミではなく産業廃棄物扱いになります。

産業廃棄物になってしまうと、処分にあたり処分費用がかかってしまいます。

また不要なものを買取してくれるタイプの業者も存在するので、その場合はその買取費用を移転費用に回すことにも繋がります。

さらに移転前の片付けにより買い直さなければならないものや、買い足さなければならないものにも気づくでしょう。

何より片付けをすることにより、スムーズに移転先へと移行することができます。

オフィス移転というのはスピードが要求されるので、業者にばかり頼るのではなくある程度自分たちも行動を起こしていかなければならないのです。

東京でおすすめの賃貸オフィス仲介サービス会社なコチラ

東京で事務所を選ぶにあたりもうひとつ重要なのが仲介サービス会社選びです。

以下のサイトで東京でおすすめの賃貸オフィス仲介サービス会社を紹介しているので参考にしてみてください。

東京の賃貸オフィス探しナビ

事務所移転に役立つノウハウが盛りだくさん!

業者選び以外にも、事務所移転に関して、あらかじめ知っておくべきことは実に幅広くあります。例えば、物件探しやレイアウト、オフィス家具調達といった各種作業の段取りや、移転費用の相場、役所などへの届け出作業、社内で事前に行う作業、オフィスづくりにおいて知っておきたい業務効率アップやコミュニケーション活性化のためのポイントなどなど。

本サイトではこうした知識・ノウハウについても、それぞれ解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。あなたの職場の移転作業を成功させるための一助となれば幸いです。

  • 【ニーズ別】東京のおすすめ事務所移転業者3選

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