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事務所移転前に知っておきたい快適なオフィスの作り方

本カテゴリーでは、事務所移転の際に、オフィスをよりよくするための工夫や考え方といった事柄について、取りまとめてご紹介していきたいと思います。

事務所移転するなら、ぜひやっておきたい工夫とは?

世の中に完璧な人間が存在しないように、完璧なオフィスというものも、なかなか存在しない・・・と、なにやら哲学的なもの言いになってしまいました(笑)。そんな前フリはさておき、事務所移転というのは、現行オフィスで「もっと、こうだったら、いいのに」という不満な点や、「気づいていなかったけど、こうすればもっとよくなる」といった、見落としていた点を改善する絶好の機会に他なりません。

ここでは特に、「業務効率アップ」、「コミュニケーション活性化」、「セキュリティ対策」という3点について、詳しく掘り下げて解説していきたいと思います。

工夫次第で業務効率は向上できる!

オフィスでの業務効率向上というものは、何も仰々しいものではなく、整理整頓や作業をやりやすくするためのちょっとした工夫を行うことで、大きな改善効果が望めるものなのです(もちろん、それなりの規模で行う取り組みということもありますが)。

ここでは、特に気づいていなかったけれど、言われてみれば、なるほど使える!という事柄も紹介しています。事務所移転を検討する際に、ぜひ取り入れてみてはいかがでしょうか?

コミュニケーション活性化の参考事例とは?

コミュニケーション活性化とは、ひと言で言えば、オフィス内でのマンネリ化を防止することで、社員同士の対話や意見交換などを活性化させるのが狙いです。その実践方法として、昨今注目されている事例を取り上げながら、その考え方をご紹介しています。

注目のセキュリティリスク対策について

もうひとつおさえておきたいのが、セキュリティ対策。今の時勢、世知辛いことではありますが、邪な人間から大切なものを守るには、できる限りの対策をしておかなければなりません。オフィスの場合で言えば、不審者の侵入や、ネットワークシステムへの不正アクセス、そして機密情報漏えいといったリスクに対する対策は不可欠です。これらについても取りまとめましたので、ぜひ新オフィスでの導入や実践の参考にしてみてください。

オフィスの移転。どんな物件ですか?

高層オフィスビル

高層オフィスビルのほとんどはアクセスもよく、ビル名を言えば分かってもらえるという利点もあります。築10年以内の新しいビルでは特に化粧室や給湯室などの共有スペースも綺麗で広々、快適です。

高層オフィスビルは眺めも良いので、ミーティングスペースや休憩スペースなどを窓際に作れば、いつでも気軽にリフレッシュできます。

おしゃれで綺麗なオフィスだと、やはりスタッフの意欲も高まります。素敵な高層オフィスビルで仕事をする事は、充実感を得たり、一種のステータスでもあると言っても良いでしょう。多くの高層オフィスビルは低層階が商業施設などが入っているので、仕事帰りにカフェやレストランで食事やお酒を楽しんだりと、業務時間外の交流もスマートにできますね。しかしその分、やはり賃料も高いです。

低層オフィスビル、マンション

都心の一等地ともなると、広いオフィスを確保するのは難しいということもあります。賃料を抑えられる、比較的築年数を経たオフィスビルに入っている会社も多いです。また業種によっては駅からのアクセスや分かりやすさなども、あまり重要ではないという場合もあります。そのような場合、駅から少し離れたマンションの1部屋または2部屋続きでオフィスとして借りるという会社も多いです。

マンションの場合、幾つかの部屋に分けられていることが多いので、間仕切りのない広々とした巨大な一つの空間というようなオフィスとは正反対ですが、巨大な空間ではないことの利点もあります。アットホームでホッとできるような空間を作りやすいと考えれば、それもまた魅力。部署ごとに部屋で仕切られていれば、他部署に気兼ねなくいつでもミーティングが出来ます。来客用の応接室さえあれば、社内スタッフ用のミーティングスペースがいらないという利点も。

流行りに左右されることなく、物件の特徴を生かして、会社の業務内容にあった、快適なオフィスを作りましょう。

オフィス作りのポイント

広い=快適とは限らない!?

広いスペースがあればそれで快適、とは限りません。間仕切りのない、広いオフィススペースは、逆に落ち着かない、リラックスできない、集中できないという人も多いものです。大切なのは会社の規模に合わせて必要なスペースを無駄なく有効に使うこと。オフィスの広さに関係なく、快適なオフィス作りのポイントをまとめました。

快適なオフィス!工夫その1

レイアウトを考えて、空間全部無駄なく使う

デスクやパソコン、キャビネットやコピー機などのレイアウトによって、だいぶ空間の印象が変わるものです。

例えばデスクは一人一人どっしりとしたものを置くのではなく、奥行きの短めな長机にして、何人かで共有します。パソコンでの作業が多い職種では、デスクの奥行きはあまり必要ないと思われる方も多いと思います。壁際に長机を置き、キャビネットやコピー機はオフィスの隅に置きます。中央にできたスペースには観葉植物やソファ、さりげなく間仕切りが出来る棚などを置いてリビングのようなスペースを作るのも素敵です。ミーティングや休憩スペースとして活用できます。

快適なオフィス!工夫その2

テイストを揃える

無機質な雰囲気のオフィスが多いと思いませんか?最近、比較的小規模な会社を中心に、「ここはオフィスなの?」と思うようなおしゃれなオフィスが増えています。床は無垢材を使用し、デスクや棚、ミーティング用の大きめのテーブルなど、全て木製のもので揃え、ウッディーな雰囲気にしたり。

コンクリートの壁を生かして全体的にデスクや椅子、床などをグレー、黒などの色調で揃え、メタル素材のキャビネットやテーブルなどを設置し、クールでおしゃれなオフィスインテリアにしたり。

「オフィス=仕事ができれば良い」というだけではなく、空間全体のコンセプトを決めて統一することで、すっきり広々とした印象に変わります。

快適なオフィス!工夫その3

空間を立体的に使う

オフィスは、ワンフロアに向かい合わせたデスクが何列も並び、ひたすら同じような景色が広がっている、そのような会社が多いと思います。それがオフィス空間の「当たり前」なのですが、その空間を心地良く感じているという人は、案外少ないと思います。

そこで、例えばロフトや中2階を作るのもおすすめです。空間を2段で活用出来るので、ミーティングルームや休憩スペースとして活用すれば、有効にスペースを活用できます。そして立体的にレイアウトすることで、広々としたおしゃれな空間に変わります。

快適なオフィス!工夫その4

オフィス内の動線を考える

デスクをはじめ、オフィスに必要なものの配置を考える時に、動線を検証する必要があります。動線がうまく考えられていないと、特定の場所に人が集中してしまい、その周辺のデスクの人は落ち着きません。行き止まりのような場所を作ってしまうのも、人の流れを止めてしまうので好ましくありません。キャビネットやコピー機、化粧室など人がよく使用する場所への動線はオフィススペースの大小にかかわらず、スムーズに流れるようなものにしましょう。ミーティングスペース、休憩スペースなどはどの程度オープンにするのが良いかなど考えながら決めましょう。

快適なオフィス!工夫その5

オフィス内にゆとりのスペースを作る

レイアウトを考えて空間を無駄なく使う工夫をおすすめしましたが、これはデスクやキャビネット、機材類などの仕事に必要な物だけを出来るだけ多く置くと言うことではありません。仕事に必要なものばかりがひしめき合い、余裕がないというのでは圧迫感があり、息苦しいと感じてしまいます。敢えて空間に余裕を持たせることこそ、空間を無駄なく使うということになるのです。ゆとりのスペースを作ったら、そのエリアの照明は優しい光に変えたり、アロマディフーザーを置いたり、音楽を流すというのもおすすめです。

従業員が快適だと思えるようなそれぞれのパーソナルスペースミーティングスペース、休憩場所やエントランスなどのパブリックスペース、この3つのスペースを合わせて考えましょう。

快適なオフィス!工夫その6

OA機器や配線はすっきりと

コピー機やパソコンなど、多くのOA機器が並ぶオフィス。足元にケーブルなどが出たままになっているオフィスをよく見かけます。ごちゃごちゃとして見えますし、靴に引っかかってしまったり、断線など故障の原因にもなります。また、大きなデスクトップパソコンが並んでいると、その間のスペースはホコリが溜まりやすく汚くなりがちです。

大きなデスクのようでも、足元にもパソコンの周辺機器などを置かなければならず、意外と狭くなってしまいます。そこでオフィス移転を機に、場所を取らないOA機器に変えてみるというのもおすすめです。最近では移動ができない大きなデスクトップパソコンではなく、どこでも持ち運びができて場所を取らないラップトップ(ノートパソコン)を採用する会社も増えています。職種によってはその方が都合が良いと言う場合もありますから、どのようなOA機器が適しているか検討してみるのも良いでしょう。

業績アップは快適なオフィス作りから

オフィスの移転を機に、従業員にとって本当に快適な仕事場とはどのようなものかを考えてみることは、とても重要です。無機質でパーソナルスペースに配慮のないオフィスが多いですが、オフィス環境によっては、心身の疲労やストレスをためる原因にもなり、作業効率の低下にもつながります。

従業員が「会社に行きたい」と思える、求職者が面接に来た時に「この会社で働きたい」と思えるようなオフィス環境を作ることが、会社の業績アップの第一歩なのではないでしょうか。

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