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業務効率アップ

本ページでは、オフィス移転の際に、業務効率向上の効果が期待できるオフィス収納や整理整頓のポイントや、ゾーニングという考え方などについて、取りまとめてご紹介していきたいと思います。

オフィス移転時の業務効率向上は、オフィス収納や整理整頓から

オフィス収納のイメージオフィスでの業務効率向上と聞くと、何やら仰々しい、大規模な改修が必要だと思ってしまいがちですが、そこまで大げさなことではありません。ちょっとした工夫で、時間の無駄や余計な手間暇をかけることをなくす、あるいはいいアイデアなどが生まれる環境を創りだすことができるということです。

オフィス移転というタイミングは、そうした工夫を行う絶好の機会になります。ポイントは以下の通りです。

  • 収納や整理整頓のルールを決める
  • 使いやすいゾーニングにする
  • 分離されているフロアを統合する

それぞれ詳しく見ていきましょう。

オフィス収納や整理整頓の共通認識化

これは平たく言えば、何がどこにあるかを社員全員がキチンと把握し、決められたものを決められた通りに収納していくというルールを徹底化するということです。

それこそ誰しも経験があることだと思いますが、書類や文房具、商品サンプルや機材などが必要になった時に限ってなかなか見つからず、探す手間暇を費やし、苛立ちでストレスが溜まっていく・・・オフィスでのあるあるですね。

オフィス収納や整理整頓のルールを徹底しておけば、そうした無駄が無くなり、作業も効率化されるという訳です。そのためにも、収納スペースの確保と設置、収納のルール作りと周知徹底が大切になってきます。

「ハンドゾーン」と「フットゾーン」という考え方

これまた小難しいような感じですが、そんなことはありませんのでご安心を。簡単に言えば、使う頻度の高いものはなるべく半径5m程度の近くに配置する、1日数回利用する程度のものでも、半径20m以内の位置に設置するのが望ましいという考えです。

前者はコピーや複合機、共有プリンターなどが代表格。後者なら喫煙スペースやリラックススペースなどが該当します。こうした距離感は、働く人にとって「遠い」、「面倒くさい」、「億劫」といった感情を抱かせないという効果を産み、ひいては業務の効率をアップさせることが期待できるのだそうです。

フロア統合によるシームレス化で、業務効率アップ

上記の2つに比べると大掛かりな作業になりますが、ひとつのオフィスが2つのフロア、あるいはそれ以上に分散しているのであれば、ひとつのフロアに統合できる物件へのオフィス移転は、業務効率アップの重要な方策となります。

それこそ該当するようなオフィス環境で実際に働いている方なら、フロアを行き来したり内線電話でのやりとりといったことが、無駄な時間と手間暇となっていることを実感されているのではないでしょうか?

実際、オフィス移転専門業者への依頼として、フロア統合という案件は割合としても多く、実際にフロア統合を行った企業からは、業務効率アップはもちろん、社員の一体感が生まれるようになったといった声が聞かれます。

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