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セキュリティ対策

本ページではオフィスのセキュリティに関して、知っておきたいポイントや注意点、設備や装備などの情報を取りまとめてご紹介していきたいと思います。

オフィスのセキュリティ、知っておきたいアレコレ

オフィスセキュリティのイメージこの情報化社会において、いまオフィスでも最も注目されるべきリスクがセキュリティリスクではないでしょうか。

オフィスのセキュリティリスクとしては、例えば漏えい・盗難・紛失・破壊・改ざんなどがありますが、万が一こういった被害を被った場合、その損失は取り返しのつなかいものになってしまう可能性があります。

そうならないためにも、ここでは、基本的なオフィスのセキュリティ対策について紹介します。

気づかなかった、ではすまない侵入者対策

例えば現在のオフィスにおいて、オフィスの入口はどのようなシステムが装備されているでしょうか?不審者や部外者が簡単に入ってきてしまえるようであれば、事務所移転の際には、新オフィスには侵入者に対するセキュリティ対策は必須です。

それこそ冗談のような話ですが、侵入者が堂々と入り込んで社外秘の情報を盗んでいたのに、社員が全員、誰かの関係者だろうと思って気にしていなかった、という事例もあります。こんな笑えない事態は、ぜったい避けなければなりません。

では具体的に、どのような対策をすべきなのでしょうか?一番現実的なのは、オフィスの入口(エントランス)部分に間仕切りを設置し、もうひとつの入口を設け、テンキーICカード認証などの施錠システムを装備すること。部外者や不審者が誰にも見咎められずに、勝手に入ってくるというリスクは大幅に軽減されます。また、より高いセキュリティが必要であれば、監視カメラの設置なども視野に入れるとよいでしょう

なお、そうしたシステムの導入費用は、10万円程度のものから100万円以上のものまで実にさまざまです。自社に必要なセキュリティレベルと機能・コストを考え、最適なものを選ぶのが望ましいと言えます。一方で、受付というのは企業の顔でもありますので、威圧感、圧迫感を感じさせず、デザイン性やセンスよくまとめるという配慮も忘れずに。

増加しつつある不正アクセスへの対策

IT全盛期の昨今、オフィスで使われているメールやインターネットなどを通じて、重要情報を盗み出すという手口は珍しいものではなくなりました。こうした悪業へのセキュリティ対策も、忘れてはなりません。対策の一例としては、重要なデータなどは、個人のパソコンや記録メディアなどには残さず、セキュリティのしっかりしたサーバーにまとめて保存するというやり方を徹底すること。

もちろんオフィスで使用するPC端末についても、アンチウイルスソフトに"常駐保護"させて感染を防止したり、ウイルス定義ファイル(ワクチン)を常に最新に保つといったことが重要になってきます。例えば、Windowsの場合は自動更新をオンにしてWindows Updateを常に最新の状態にしておくといった具合です。

紙資料の破棄・保管のルール化と徹底

情報のデジタル化、ペーパーレス化が言われて久しいですが、紙の資料や書類といったものも、依然としてビジネスの現場には不可欠な存在です。ただし、重要な書類をオフィスのデスク上に放置しておくなどは言語道断です。

鍵のかかるキャビネットなどに保管する、鍵の管理は誰が行うといったことを、セキュリティ対策上しっかりとルール化し徹底することが重要です。不要になって書類や、デジタルデータとしてバックアップが完了したものについても、原型をとどめたままではなく、必ずシュレッダー処理などをした上で破棄することを徹底すべきです。

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