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ステップ別やるべき作業チェックリスト

本ページでは、オフィス移転をスムーズに行うために、事前に社内で準備しておくべきことをチェックリストとしてとりまとめてご紹介していきたいと思います。

オフィス移転をスムーズに行うための、事前チェックリストを公開

まずは、第1のステップとして、オフィス移転に際してどんな作業が必要になってくるのかを洗い出してみてください。移転を行う日程はいつごろか?オフィス家具・什器やOA機器類などは継続して使用するのか、あるいは移転を機に一新するのか?廃棄処分や調達はどのようにするのか、などなど。こうした準備をしておけば、業者への相談や見積もり発注などがスムーズに行えるようになるのです。

その上で次なるステップとして、業者選定や見積もりの取得、各種事項の決定といったプロセスに進みます。貴社の業種や業務内容、立地などによって多少の違いはありますが、内容を詰めていく主な項目は、以下のようになります。

現オフィスに関する主なチェックポイント

  • 解約予告の時期(新しいオフィスに入居できる予定の時期から逆算)
  • 原状回復業者の選定・手配
  • 預託金の返還時期 など

新オフィスの間取りやプランニングに関する主なチェックポイント

  • コストの試算、予算の確保・調整
  • ワークスペースや共有スペースといったオフィスレイアウトについてや、導線などの確認
  • 内装工事の必要性の有無の確認
  • 現事務所での問題点と、新オフィスでの解決策の確認
  • スケジュール立案と社内への周知 など

設備面の確認・手配に関する主なチェックポイント

  • 電話会社・インターネット回線業者へ連絡・手配
  • OA機器移設業者への連絡・手配
  • 空調追加の有無
  • 電気容量の確保 など

移転作業に関する主なチェックポイント

  • 作業の日時や時間帯の確認
  • 搬出物の梱包は業者に任せるのか、自社社員でやるか
  • ビル管理会社への連絡
  • エレベーターの容量や重量制限の確認
  • 廃棄物のリスト作成と処理方法の確定 など

会社移転に付随する各種作業に関する主なチェックポイント

  • 顧客・取引先への移転案内作成と送付先リストの作成
  • 各種印刷物(封筒、伝票類、パンフレットなど)の変更や、住所変更シールの作成
  • 社判やゴム印、名刺の変更
  • 社員の通勤定期の変更 など

なお、こうしたオフィス移転にかかる期間はおおよその目安として、中小規模であれば1ヶ月~2ヶ月程度、100人以上の大規模移転では6ヶ月程度が一般的。ただし、これはあくまでも平均的な目安であり、例えば小規模オフィスであれば2週間で完全に移転完了といった事例もあります。大切なのは、人員や移動する荷物、立地や間取りに合わせて適切な業者を選定し、いかに作業を効率よくできるかという観点です。

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